Omasta aineistosta koulutukseksi: perehdytys, ohjeet ja politiikat kuuden minuutin oppitunneiksi

Lyhyesti

Organisaation omat ohjeet ovat koulutusaineistoa, jota kukaan ei lue: perehdytyskansio, tietoturvapolitiikka, asiakaspalvelun ohje, hankintaohje. CoreSkillsissä ne tuodaan Aineisto-sivulle, analysoidaan ja muutetaan Studiossa kuuden minuutin oppitunneiksi, joilla on kysymykset ja tarvittaessa video. Tekoäly kirjoittaa luonnoksen omasta aineistostanne, laatutarkistus etsii virheet, ja te tarkistatte ja julkaisette. Koulutus syntyy saman päivän aikana, ja se näkyy henkilöstölle organisaationne nimellä. Aineistoa ei anneta tekoälylle ilman lupaa eikä koskaan mallien kouluttamiseen.

Aineisto-sivu: dokumentit kerralla sisään

Aineisto-sivulle tuodaan organisaation omat dokumentit: pudottamalla tiedostot tai kokonaisen kansion sivulle tai valitsemalla ne. Zip-paketti puretaan. Luettavat muodot ovat PDF, Word, PowerPoint ja tekstitiedostot. Kuvat ja taulukot ohitetaan ja nimetään, ja skannatusta PDF:stä, jossa teksti on kuvana, kerrotaan, ettei tekstiä löytynyt. Sama dokumentti ei tule listaan kahdesti.

Latauksen yhteydessä päätetään, saako aineiston antaa tekoälylle. Lupa koskee koko erää, ja sen voi vaihtaa listasta dokumentti kerrallaan. Dokumentti, jolle lupaa ei ole annettu, näkyy listassa muttei päädy yhteenkään koulutukseen, analyysiin, hakuun eikä henkilöstön Kysy sisällöstä -keskusteluun. Dokumentin nimeä napsauttamalla näkee tekstin sellaisena kuin tekoäly sen lukee.

Lupa antaa aineisto tekoälylle ei ole sama kuin lupa kopioida sitä. Ostettua tai maksumuurin takaista raporttia ei anneta tekoälylle, ellei sen käyttölupa nimenomaan salli sitä, ja jokaisesta lähteestä kerrotaan, mitä se on: oma ohje, säädös tai lisensoitu julkaisu. Tekoäly kirjoittaa koulutuksen vain aineistosta, jonka saa antaa sille.

Analyysi ennen koulutuksia

Ennen koulutusten tekemistä aineiston voi analysoida. Analyysi lukee dokumentit yksi kerrallaan ja kestää muutamasta minuutista puoleen tuntiin aineiston koon mukaan, ja raportti on kirjoitettu pääkäyttäjälle, joka päättää, mitä koulutuksia tehdään.

Raportti kertoo aineiston kunnon dokumentti kerrallaan: kunnossa, vaatii työtä tai vanhentunut, ja miksi, esimerkiksi viittaus järjestelmään, jota ei enää ole, tai ohje, jonka vastuuhenkilöä ei kerrota. Se kertoo, mitä aiheita aineisto kattaa ja mitkä niistä jokin koulutus jo opettaa, ja mitä puuttuu toimialan velvoitteisiin nähden, velvoitteen perusteineen. Se löytää päällekkäisyydet ja ristiriidat, eli sen, mitä sanotaan kahdessa dokumentissa eri tavalla. Ja se suosittelee koulutukset tärkeysjärjestyksessä: oma koulutus aineistosta, kun dokumenteissa on sääntöjä, jotka henkilöstön on tunnettava eikä mikään koulutus vielä opeta niitä, tai kirjaston opintopolku, kun aineisto sivuaa aihetta, jonka CoreSkillsin kirjasto jo opettaa kunnolla.

Analyysi ei muuta mitään. Se ei tee koulutuksia eikä määrää opintopolkuja; päätökset ovat teidän. Raportti on hyvä lähtökohta, ei tarkastus: jos ohje on ajan tasalla, vaikka raportti epäilee, se on juuri se tieto, jota tekoälyllä ei ole.

Studio: kuusi vaihetta koulutukseen

Studiossa koulutus syntyy kuudessa vaiheessa.

1. Aihe. Kerrotaan, mitä koulutus opettaa ja kenelle, ja valitaan koulutuksen kieli, toimiala ja muoto: yksittäinen video, video ja kysymykset tai moduuli. Toimiala ohjaa esimerkit: sote-koulutuksessa esimerkki on hoitotyön arjesta, ei toimistosta.
2. Lähdemateriaali. Valitaan dokumentit aineistosta tai lisätään verkkosivuja, tiedostoja tai säädösten pykäliä. Koulutus viittaa dokumenttiin kopioimatta sitä, joten sama ohje voi olla usean koulutuksen pohjana.
3. Runko. Tekoäly ehdottaa luentojen rungon, jota voi muokata.
4. Sisältö. Tekoäly kirjoittaa luennot, kysymykset ja videoiden puhekäsikirjoitukset.
5. Tarkistus. Sisältö käydään läpi ennen videoiden luontia, ja jokaista vaihetta voi muokata. Laatutarkistus etsii virheitä ja epäselvyyksiä ja ehdottaa korjauksia, jotka hyväksytään yksitellen. Se näyttää myös kohdat, joissa teksti toistaa lähdettä sanatarkasti: sellaista koulutusta ei voi julkaista ennen kuin kohdat on kirjoitettu omin sanoin, paitsi kun lähde on säädös tai organisaation oma aineisto. Samassa kohdassa merkitään, mihin taitoihin koulutus kerryttää osaamista.
6. Julkaisu. Koulutus julkaistaan heti omalle organisaatiolle, ja se näkyy henkilöstölle Koulutukset-sivulla organisaation nimellä, lähteet lopussa sellaisina kuin ne lisättiin.

Luennolle voi lisätä lisämateriaalia palvelun ulkopuolelta, esimerkiksi viranomaisen YouTube-videon tai ohjesivun, ja ulkoisen videon voi lisätä myös omana askeleenaan, joka lasketaan koulutuksen suoritukseen. Keskeneräiset työt tallentuvat, ja niitä voi jatkaa myöhemmin.

Monta kerralla: Pyydä koulutukset

Kun analyysi on suositellut useita koulutuksia, ne voi pyytää kerralla. CoreSkills tarkistaa pyynnön, kirjoittaa koulutukset nimetyistä dokumenteista ja ajaa ne laatutarkistuksen läpi. Valmiit koulutukset tulevat Hyväksynnät-sivulle, jossa ne hyväksytään tai niihin pyydetään muutoksia, ja muutospyyntöön kirjoitetaan, mitä pitää muuttaa.

Organisaation profiilissa on asetus Julkaise tekoälyn tarkastamana. Kun se on päällä, teille tuotettu koulutus julkaistaan heti, kun automaattinen tarkastus on läpäisty, ja koulutuksessa lukee tekoälyn tarkastama; kun ihminen on myöhemmin lukenut ja hyväksynyt sen, merkintä vaihtuu. Oletuksena asetus on pois päältä, ja koulutus odottaa hyväksyntäänne ennen julkaisua.

Mitä omasta koulutuksesta tulee

Omat koulutukset näkyvät henkilöstölle Koulutukset-sivun kärjessä omana ryhmänään, ja ne kertyvät organisaation omiin opintopolkuihin. Niistä voi rakentaa oman opintopolun, sertifioivan tai ei, ja määrätä sen työnkuvalle määräpäivän kanssa samalla tavalla kuin kirjaston opintopolun. Perehdytys, joka ennen oli kansio, on silloin opintopolku, jonka jokainen uusi työntekijä saa ensimmäisellä kirjautumisella ja jonka suoritus näkyy raportissa.

Sama aineisto palvelee henkilöstöä toisellakin tavalla. Kysy sisällöstä -keskustelussa työntekijä voi kysyä omin sanoin, mitä perehdytysohje sanoo etätyöstä tai kenelle tietoturvaloukkauksesta ilmoitetaan, ja tekoäly vastaa vain luvallisten dokumenttien, käytössä olevien koulutusten ja säädöskirjaston perusteella, lähteet numeroituina. Jos aineisto ei sano asiasta mitään, se sanoo niin eikä arvaa.

Missä aineisto on ja minne se menee

Aineisto on CoreSkillsin omassa pilvipalvelussa Suomessa, ja se näkyy vain omalle organisaatiolle. Tekoälylle annetaan vain luvallisten dokumenttien teksti sellaisenaan, ilman pääkäyttäjän nimeä tai sähköpostia, eikä sitä käytetä mallien kouluttamiseen. Dokumentin tekstiä ei anonymisoida, joten henkilötietoja sisältävä dokumentti kannattaa jättää ilman lupaa tai siivota ennen lataamista. Jos organisaatiolla on oma Azure OpenAI, koulutusten tuotanto ja analyysi kulkevat sen kautta, ja kulut näkyvät omassa Azure-laskussa. Siitä, miten tiedot on suojattu, kerrotaan artikkelissa Missä tietonne ovat.