Koulutusnäyttö valvojalle: raportti, joka tulostetaan eikä koota

Lyhyesti

Jokainen koulutusvelvoite päättyy samaan kysymykseen: kuka on koulutettu, mihin, ja miten se on todennettu. Tietosuoja-asetus edellyttää, että tietosuojavastaava seuraa henkilöstön koulutusta; kyberturvallisuuslaki edellyttää johdolta koulutusta ja henkilöstölle säännöllistä kyberhygieniakoulutusta; tekoälyasetus edellyttää toimenpiteitä henkilöstön tekoälylukutaidon tueksi. CoreSkills vastaa kysymykseen raportilla, joka tulostetaan eikä koota: koulutusnäyttö kertoo opintopoluittain jokaisesta henkilöstä suoritukset, kokeen tuloksen ja todistuksen tunnisteen, ja se on CSV-tiedostona sinä päivänä, jona sitä pyydetään.

Ensin määräys, sitten näyttö

Näyttö alkaa määräyksestä. Työntekijä voi aloittaa minkä tahansa opintopolun itse, mutta pakollinen opintopolku määrätään: valitaan opintopolku, halutessa määräpäivä, ja kenelle se kuuluu, koko henkilöstölle vai yhdelle työnkuvalle. Ne, joilla opintopolku on jo suoritettu, ohitetaan.

Määräpäivän voi jättää tyhjäksi, ja silloin jokainen saa opintopolun suositusajan, oletuksena 30 päivää. Määräys ei siis koskaan jää ilman määräpäivää, koska ilman sitä tahtiraportti ei voisi kertoa kenestäkään, onko hän aikataulussa. Jos annettu aika ei riitä opintopolun sisältöön, sivu sanoo sen: montako tehtävää opintopolulla on, montako työpäivää määräaikaan on ja minkä pituinen aika riittäisi. Määräys tehdään silti, koska määräaika voi tulla laista.

Määräys koskee oletuksena myös tulevia työntekijöitä. Jokainen myöhemmin liittyvä saa opintopolun automaattisesti, eikä kenenkään tarvitse muistaa määräyksen uusimista. Juuri liittynyt ei ole myöhässä määräajasta, joka ehti umpeutua ennen häntä: hän saa suositusajan omasta liittymispäivästään. Työnkuvaan sidottu määräys koskee niitä, joilla se työnkuva on, ja työnkuvan saadessaan henkilö saa sen opintopolut samalla.

Määrätyn opintopolun ajan jokaisella on vähintään yksi muistutus, joka tavoittaa hänet, sähköposti tai Teams. Niille, joilla kumpikaan ei ollut päällä, kytketään sähköpostimuistutus määräyksen yhteydessä, ja sivu kertoo, montako kytkettiin.

Neljä raporttia

Yritysportaalissa on neljä näkymää sen seuraamiseen, missä henkilöstö on menossa.

Tahtiraportti on määräämisen rinnalla. Se näyttää määrätyistä opintopoluista, kuka on tahdissa, kuka jäljessä ja kenen määräpäivä on jo mennyt, sekä arvion valmistumisesta. Jäljellä olevaan työhön lasketaan puuttuvien taitojen koulutusvaiheet ja lopuksi koe, ja valmis on se, jolla on voimassa oleva todistus. Raportin voi ladata CSV-tiedostona.

Suoritukset näyttää jokaisen opintopolun: kuinka suuri osa henkilöstöstä on suorittanut sen, sertifioivalla opintopolulla sertifioitu; montako on sertifioitu, valmiina kokeeseen tai todistus vanhenemassa; ja jokaisen henkilön tilanne, mitä häneltä vielä puuttuu ja mihin asti hänen todistuksensa on voimassa. Todistus näkyy vanhenevana, kun voimassaoloa on jäljellä alle 60 päivää, ja se uusitaan tekemällä koe uudelleen.

Koulutusnäyttö on raportti valvojalle tai tilintarkastajalle. Se kertoo opintopoluittain jokaisesta henkilöstä, mitkä opintopolun koulutukset hän on suorittanut, kenen koulutuksia ne ovat ja milloin ne on suoritettu, montako opintopolun vaatimista taidoista on osoitettu, kokeen tuloksen ja päivämäärän sekä todistuksen tunnisteen ja voimassaolon. Yhteenveto kertoo, kuinka moni on suorittanut opintopolun, läpäissyt kokeen ja saanut voimassa olevan todistuksen. Raportin voi ladata CSV-tiedostona, jonka nimessä ovat organisaation nimi ja päivämäärä.

Osaamiskartoitus näyttää työnkuvittain, mitä taitoja työ edellyttää ja missä henkilöstö on niihin nähden: jokaisesta taidosta, kuinka moni yltää tavoitetasoon, jokaisen henkilön aukot ja koulutukset, jotka kuroisivat aukkoja umpeen eniten. Siitä kerrotaan artikkelissa Osaamiskartoitus.

Mitä valvoja kysyy ja mistä vastaus tulee

Kysymykset ovat eri säädöksissä samat, ja raportit vastaavat niihin samalla tavalla.

Kuka kysyy	Mitä kysytään	Mistä vastaus tulee
Tietosuojavaltuutettu tai oma tietosuojavastaava	Onko henkilöstö koulutettu tietosuojaan, ja kuka	Koulutusnäyttö: Tietosuojan perusteet -opintopolun suoritukset ja todistukset
Kyberturvallisuuden valvova viranomainen	Onko johto kouluttautunut ja henkilöstö saanut säännöllistä koulutusta	Koulutusnäyttö: Johdon kyberturvallisuusvastuu ja Kyberturvallisuuden perusteet, suorituspäivät ja todistusten voimassaolo
Tekoälyasetuksen markkinavalvoja, hankintayksikkö tai asiakas	Mitä on tehty henkilöstön tekoälylukutaidon tueksi	Koulutusnäyttö: Tekoälylukutaito-opintopolku, kokeen tulokset, todistukset tunnisteineen
Oma johto tai tilintarkastaja	Olemmeko aikataulussa ja missä on aukkoja	Tahtiraportti ja osaamiskartoitus

Jokainen rivi on sama tieto eri kulmasta: kuka, mitä, milloin ja millä tuloksella. Koe erottaa koulutetun katsojasta, ja todistuksen tunniste on se, jonka valvoja voi tarkistaa itse julkisella sivulla.

Mitä raportit eivät näytä

Raportit näyttävät suoritukset, kokeen tuloksen ja todistukset. Ne eivät näytä yksittäisiä koevastauksia, tekoälyopettajan kanssa käytyjä keskusteluja eivätkä osaamiskartoituksen haastatteluja. Osaamiskartoituksessa näkyy, milloin henkilö on kartoittanut osaamisensa, ja jokaisesta tasosta, onko se koulutuksen todentama vai henkilön oma arvio. Henkilön omat kehityskohteet ja suositukset ovat hänen omia.

Tämä on tarkoituksellista. Työnantaja tarvitsee näytön velvoitteen täyttämisestä, ei työntekijän oppimisprosessia. Raportti kertoo tuloksen ja jättää matkan työntekijälle.

Ennen kuin kysytään

Koulutusnäytön idea on, että se on valmis ennen kuin sitä kysytään. Kun opintopolku on määrätty työnkuvalle määräpäivän kanssa ja muistutukset kulkevat, tahtiraportti kertoo joka aamu, kuka on jäljessä, ja koulutusnäyttö kertyy sitä mukaa kuin ihmiset suorittavat. Selvityspyynnön tullessa raportti ladataan; sitä ei koota sähköposteista ja osallistujalistoista.