Mitä yhteisrekisterinpito tarkoittaa hyvinvointialueella?

Lyhyesti

Yhteisrekisterinpito tarkoittaa, että vähintään kaksi rekisterinpitäjää päättää yhdessä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksista ja keinoista. Hyvinvointialueella tämä on tärkeää, koska asiakas- ja potilastiedot liikkuvat arjen työssä usean toimijan, palvelun ja tietojärjestelmän välillä. Vastuut jaetaan yleisen tietosuoja-asetuksen 26 artiklan mukaisella läpinäkyvällä järjestelyllä. Asiakkaan tai potilaan pitää nähdä, kuka vastaa tiedottamisesta, oikeuksien toteuttamisesta ja yhteydenpidosta.

Yhteisrekisterinpito syntyy yhteisestä päätösvallasta

Arkinen esimerkki auttaa. Jos kaksi toimijaa käyttää samoja asiakastietoja, mutta toinen tekee vain teknistä työtä toisen ohjeiden mukaan, kyse ei välttämättä ole yhteisrekisterinpidosta. Jos ne sen sijaan päättävät yhdessä, miksi tietoja käsitellään ja miten käsittely tehdään, yhteisrekisterinpito voi syntyä.

Yleisen tietosuoja-asetuksen 26 artikla sanoo: ”Jos vähintään kaksi rekisterinpitäjää määrittää yhdessä käsittelyn tarkoitukset ja keinot, ne ovat yhteisrekisterinpitäjiä.” Käytännössä tämä tarkoittaa, että ratkaisevaa ei ole organisaatiokaavio. Ratkaisevaa on todellinen päätösvalta henkilötietojen käsittelyssä.

Rekisterinpitäjä on yleisen tietosuoja-asetuksen 4 artiklan mukaan taho, joka määrittelee käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Tarkoitus tarkoittaa syytä käsitellä tietoja. Keino tarkoittaa käytännön tapaa, kuten mitä tietoja kerätään, missä niitä käsitellään ja kenelle niitä annetaan.

Henkilötietojen käsittelijä on eri asia. Se käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun. Jos ulkoinen palveluntarjoaja toimii vain rekisterinpitäjän ohjeiden mukaan, kyse voi olla käsittelijästä eikä yhteisrekisterinpitäjästä. Tätä rajaa käsittelee tarkemmin artikkeli Rekisterinpitäjä vai käsittelijä: milloin tarvitaan käsittelysopimus ja mitä 28 artikla vaatii.

Hyvinvointialueella kysymys koskee erityisen suojattuja tietoja

Sosiaali- ja terveydenhuollossa käsitellään usein terveystietoja. Yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan mukaan terveystiedot kuuluvat erityisiin henkilötietoryhmiin. Niitä suojataan tiukemmin kuin tavallisia yhteystietoja.

Asiakastietolain 4 § sanoo: ”Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastiedot ovat pysyvästi salassa pidettäviä.” Käytännössä tämä tarkoittaa, että asiakastietoja ei näytetä eikä luovuteta sivulliselle. Työntekijä saa käsitellä vain niitä tietoja, joita hänen tehtävänsä ja annettava palvelu edellyttävät.

Asiakastietolain 9 § täsmentää käyttöoikeuksia. Oikeuden käyttää asiakastietoja pitää perustua työtehtävään ja annettavaan palveluun. Lisäksi oikeus koskee vain niitä välttämättömiä asiakastietoja, joita työtehtävissä tarvitaan.

Yhteisrekisterinpito ei siis anna lupaa avata laajempaa pääsyä tietoihin. Se on tapa kuvata, kuka vastaa mistäkin, kun useampi rekisterinpitäjä käyttää yhteistä päätösvaltaa. Salassapito, käyttöoikeudet ja lokivalvonnan tarve pysyvät erillisinä kysymyksinä. Sosiaali- ja terveydenhuollon tietosuojan perusvaatimuksia käsittelee lisää artikkeli Mitä asiakastietolaki vaatii sote-henkilöstön tietosuojaosaamiselta?.

Vastuut pitää jakaa niin, että asiakas ymmärtää ne

Yleisen tietosuoja-asetuksen 26 artikla edellyttää, että yhteisrekisterinpitäjät määrittelevät keskinäisessä järjestelyssä vastuunsa selkeästi ja avoimesti. Järjestelystä pitää käydä ilmi yhteisten rekisterinpitäjien todelliset roolit ja suhteet rekisteröityihin. Rekisteröity on ihminen, jonka henkilötiedoista on kyse. Sote-palveluissa hän on usein asiakas tai potilas.

Vastuunjako ei saa jäädä sisäiseksi muistioksi, jota asiakas ei ymmärrä. Yleisen tietosuoja-asetuksen 26 artiklan mukaan järjestelyn keskeisten osien pitää olla rekisteröidyn saatavilla. Tämä on tärkeää myös palvelutilanteessa. Asiakas tarvitsee selkeän vastauksen siihen, kuka käsittelee hänen tietojaan ja keneen hän voi olla yhteydessä.

Vastuunjaossa kannattaa erottaa ainakin nämä asiat:

Vastuun aihe	Mitä pitää sopia
Käsittelyn tarkoitus	Miksi asiakas- tai potilastietoja käsitellään.
Käsittelyn keinot	Missä järjestelmissä tietoja käsitellään ja miten niitä käytetään.
Rekisteröidyn informointi	Kuka antaa yleisen tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artiklan mukaiset tiedot.
Rekisteröidyn oikeudet	Kuka vastaanottaa pyynnöt ja kuka vastaa niihin.
Turvallisuus	Miten pääsy, salassapito ja tekniset suojatoimet toteutetaan.
Yhteyspiste	Kenelle asiakas voi osoittaa kysymyksen tai pyynnön.

Yleisen tietosuoja-asetuksen 26 artikla sallii, että järjestelyssä nimetään rekisteröidyille yhteyspiste. Se helpottaa asiointia. Se ei kuitenkaan poista muiden yhteisrekisterinpitäjien vastuuta.

Rekisteröidyn oikeudet eivät riipu sisäisestä työnjaosta

Yhteisrekisterinpitäjät voivat sopia keskinäisestä työnjaosta. Asiakkaan oikeudet eivät silti katoa, jos pyyntö tulee “väärälle” taholle. Yleisen tietosuoja-asetuksen 26 artiklan mukaan rekisteröity voi käyttää asetuksen mukaisia oikeuksiaan suhteessa kuhunkin rekisterinpitäjään ja kutakin rekisterinpitäjää vastaan.

Tämä on käytännössä tärkeä kohta. Jos asiakas pyytää pääsyä tietoihinsa, organisaatio ei voi vain vastata, että toinen yhteisrekisterinpitäjä hoitaa asian. Sisäinen järjestely voi määrittää, kuka käsittelee pyynnön. Asiakkaan näkökulmasta pyyntö on silti otettava vakavasti.

Yleisen tietosuoja-asetuksen 12 artiklan mukaan rekisterinpitäjän on toimitettava tieto tehdyistä toimenpiteistä ilman aiheetonta viivytystä. Tieto on toimitettava joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan jatkaa enintään kahdella kuukaudella, jos pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä sitä edellyttävät. Jatkamisesta on ilmoitettava kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Oikeuksiin kuuluvat muun muassa pääsy tietoihin, oikaisu, poistaminen, käsittelyn rajoittaminen ja tietyissä tilanteissa tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen. Näistä säädetään yleisen tietosuoja-asetuksen 15–20 artikloissa. Käytännön asiakaspalvelutilanteita käsittelee artikkeli Rekisteröidyn oikeudet: kun asiakas pyytää tietonsa, aikaa on kuukausi.

Tietoturva ja käyttöoikeudet ovat osa vastuunjakoa

Yhteisrekisterinpito ei ole vain juridinen roolimerkintä. Se vaikuttaa siihen, kuka varmistaa, että asiakas- ja potilastietoihin pääsee vain oikea henkilö oikeasta syystä.

Yleisen tietosuoja-asetuksen 32 artikla edellyttää rekisterinpitäjältä ja henkilötietojen käsittelijältä turvallisuustasoa, joka vastaa riskiä. Artikla mainitsee esimerkkeinä muun muassa henkilötietojen pseudonymisoinnin ja salauksen, järjestelmien luottamuksellisuuden, eheyden, käytettävyyden ja vikasietoisuuden sekä tavan testata ja arvioida turvatoimien tehokkuutta.

Sote-työssä tämä liittyy suoraan asiakastietolain 9 §:ään. Palvelunantajan ja apteekin pitää määritellä, mitä välttämättömiä asiakastietoja eri henkilöt saavat käyttää. Niiden pitää myös pitää rekisteriä tietojärjestelmiensä ja asiakasrekisteriensä käyttäjistä sekä näiden oikeuksista käyttää asiakastietoja.

Kun yhteisrekisterinpitäjiä on useita, vastuunjaon pitää vastata arjen työtä. Kuka määrittää käyttöoikeusroolit? Kuka seuraa, että oikeudet vastaavat työtehtäviä? Kuka reagoi, jos tietoihin on päästy ilman perustetta? Nämä ovat tietosuojan periaatteiden käytännön toteutusta. Periaatteita avaa lisää artikkeli Mitä tietosuoja-asetuksen kuusi periaatetta tarkoittavat työssä?.

Kaikki yhteistyö ei ole yhteisrekisterinpitoa

Yhteisrekisterinpito ei synny pelkästä tiedonvaihdosta. Se ei synny myöskään siitä, että usea toimija käyttää samaa teknistä järjestelmää. Ratkaisevaa on, määrittävätkö toimijat yhdessä käsittelyn tarkoitukset ja keinot.

Yhteisrekisterinpito ei myöskään tee kaikista tiedoista vapaasti yhteisiä. Asiakastietolain 4 §:n mukaan asiakastiedot ovat salassa pidettäviä. Asiakastietolain 9 § rajaa käyttöoikeuden työtehtävän, annettavan palvelun ja välttämättömien tietojen mukaan.

Yleisen tietosuoja-asetuksen 26 artikla ei poista tarvetta arvioida muita velvoitteita. Käsittelylle tarvitaan lainmukainen peruste yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukaan. Erityisiä henkilötietoryhmiä, kuten terveystietoja, koskee lisäksi 9 artikla. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita käsittelee artikkeli Millä perusteella henkilötietoja saa käsitellä?.

Avoimeksi voi jäädä myös se, kuinka yksityiskohtainen järjestelyn pitää olla tietyssä palveluketjussa. Yleinen tietosuoja-asetus vaatii, että todelliset roolit ja suhteet näkyvät asianmukaisesti. Se ei anna tähän valmista lomaketta. Siksi hyvinvointialueen on tärkeää kuvata vastuut niin konkreettisesti, että työntekijä, asiakas ja toinen rekisterinpitäjä ymmärtävät saman asian samalla tavalla.

Selkeä vastuunjako vähentää virheitä asiakastyössä

Yhteisrekisterinpito näkyy lopulta arjen pienissä tilanteissa. Asiakas kysyy, miksi hänen tietonsa näkyvät palvelussa. Potilas pyytää jäljennöksen tiedoistaan. Työntekijä vaihtaa tehtävää, ja käyttöoikeudet pitää tarkistaa. Tietojärjestelmästä löytyy epäselvä tietojen katselu, ja lokit pitää käydä läpi.

Jos vastuut on kuvattu huonosti, sama asia voi jäädä kaikkien mutta ei kenenkään vastuulle. Jos vastuut on kuvattu selkeästi, jokainen tietää oman osuutensa. Rekisterinpitäjien välinen järjestely kertoo, kuka tiedottaa asiakkaalle, kuka vastaa pyyntöihin, kuka hallitsee käyttöoikeuksia ja kuka huolehtii tietoturvatoimista.

Yhteisrekisterinpito ei siis ole vain tietosuojavastaavan asia. Se vaikuttaa palvelujohtamiseen, tietohallintoon, asiakasohjaukseen, potilastyöhön ja lokivalvontaan. Hyvinvointialueella hyvä vastuunjako suojaa samalla sekä asiakkaan oikeuksia että työntekijän arkea.