Ketä velvoite sisäisestä ilmoituskanavasta koskee?

Organisaatioita, joissa työ- tai virkasuhteessa on säännöllisesti vähintään 50 henkilöä: valtion virastoja ja laitoksia, hyvinvointialueita, kuntia ja kuntayhtymiä, seurakuntia, kaupparekisteriin merkittyjä yhteisöjä kuten osakeyhtiöitä ja osuuskuntia, säätiöitä sekä eläke-, vakuutus- ja työttömyyskassoja. Lisäeläkelaitoksia velvoite koskee henkilömäärästä riippumatta. Organisaation on annettava omalle henkilöstölleen mahdollisuus ilmoittaa, ja se voi sallia ilmoittamisen myös muille.

Mitä määräaikoja ilmoituksen käsittelyssä on?

Ilmoittajalle toimitetaan vastaanottoilmoitus seitsemän päivän kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta. Ilmoittajalle annetaan tieto toteutetuista toimenpiteistä kolmen kuukauden kuluessa vastaanottoilmoituksesta. Ilmoituskanavan tiedot poistetaan viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, ellei säilyttäminen ole välttämätöntä laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden vuoksi, ja käsittelyn kannalta selvästi merkityksettömät henkilötiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Mikä on kielletty vastatoimi?

Työnantajan menettely tai päätös, jolla ilmoittajan palvelussuhteen ehtoja heikennetään, palvelussuhde päätetään, ilmoittaja lomautetaan tai häntä muutoin kohdellaan epäedullisesti tai häneen kohdistetaan kielteisiä seurauksia siksi, että hän on ilmoittanut rikkomisesta tai osallistunut sen selvittämiseen. Kiellettyä on myös menettely, jonka tarkoituksena on estää ilmoittaminen. Kielto suojaa myös ilmoittajaa avustavia ja hänen läheisiään.

Kuka saa tietää ilmoittajan nimen?

Vain ne henkilöt, jotka organisaatio on nimennyt käsittelemään ilmoituksia. Heitä sitoo salassapitovelvollisuus, joka koskee ilmoittajan ja ilmoituksen kohteen henkilöllisyyttä ja tietoja, joista se voidaan päätellä. Jos ilmoitus tulee muuta reittiä tai muulle henkilölle, vastaanottajan on pidettävä tiedot salassa ja toimitettava ilmoitus alkuperäisessä muodossaan käsittelijälle. Henkilöllisyyden saa ilmaista vain laissa luetelluissa tilanteissa, ja ilmoittajalle kerrotaan siitä etukäteen, jollei se vaaranna selvitystä.

Ilmoituskanava ja ilmoittajan suoja: mitä 50 hengen organisaation pitää tehdä

Ilmoittajansuojelulaki velvoittaa vähintään 50 hengen organisaatiot ilmoituskanavaan: kuittaus 7 päivässä, palaute 3 kuukaudessa, vastatoimien kielto ja ilmoittajan suoja.

Lyhyesti

Laki ilmoittajien suojelusta (1171/2022) pani täytäntöön EU:n ilmoittajansuojeludirektiivin. Se velvoittaa organisaatiot, joissa on säännöllisesti vähintään 50 työ- tai virkasuhteista henkilöä, perustamaan sisäisen ilmoituskanavan, jonka kautta voi ilmoittaa lain soveltamisalaan kuuluvista rikkomisista. Kanavalla on vähimmäisvaatimukset: ilmoittaa voi kirjallisesti tai suullisesti, vastaanotto kuitataan seitsemässä päivässä, toimenpiteistä kerrotaan kolmessa kuukaudessa, ja ilmoittajan henkilöllisyys on salassa pidettävä. Ilmoittajaan ei saa kohdistaa vastatoimia. Velvoite on pitkälti organisointia, ja sen heikoin kohta on tavallisesti se, ettei henkilöstö tiedä kanavasta tai käsittelijä ei tunne määräaikoja.

Ketä laki velvoittaa

Lain 10 § luettelee organisaatiot, joiden on perustettava sisäinen ilmoituskanava, kun niihin työ- tai virkasuhteessa olevien henkilöiden määrä on säännöllisesti vähintään 50. Luettelossa ovat valtion hallintoviranomaiset, virastot ja laitokset, hyvinvointialueet ja hyvinvointiyhtymät, kunnat, kuntayhtymät ja kunnalliset liikelaitokset, seurakunnat ja seurakuntayhtymät, kaupparekisteriin merkityt yhteisöt kuten osakeyhtiöt ja osuuskunnat sekä säätiöt, eläkelaitokset, vakuutuskassat ja työttömyyskassat. Lisäeläkelaitoksilla velvoite on henkilömäärästä riippumatta.

Kanavan perustaneen organisaation on annettava omalle henkilöstölleen mahdollisuus ilmoittaa sen kautta. Se voi sallia ilmoittamisen myös muille, esimerkiksi toimittajien työntekijöille tai entisille työntekijöille, mutta sen ei ole pakko. Kunnan ja hyvinvointialueen kohdalla raja ylittyy käytännössä aina, joten julkisella sektorilla kysymys ei ole siitä, onko kanava, vaan siitä, toimiiko se.

Lain soveltamisala on rajattu. Se koskee rikkomisia tietyillä unionin oikeuden aloilla, kuten julkiset hankinnat, rahoituspalvelut, tuoteturvallisuus, ympäristönsuojelu, kuluttajansuoja, yksityisyyden ja henkilötietojen suoja sekä verkko- ja tietojärjestelmien turvallisuus. Työpaikan sisäiset erimielisyydet tai epäasiallinen kohtelu eivät sellaisenaan kuulu lain piiriin, vaikka organisaatio voi ottaa ne samaan kanavaan omilla säännöillään.

Mitä kanavalta vaaditaan

Lain 15 § asettaa sisäiselle kanavalle vähimmäisvaatimukset. Ilmoituksen on voitava tehdä kirjallisesti tai suullisesti. Jos suullinen ilmoittaminen on mahdollista, sen on onnistuttava puhelimitse tai muun ääniviestijärjestelmän kautta ja ilmoittajan pyynnöstä henkilökohtaisessa tapaamisessa kohtuullisen ajan kuluessa. Organisaation on tiedotettava ilmoittamisesta sisäiseen kanavaan ja oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ulkoiseen kanavaan, menettelyistä ja suojelun edellytyksistä, selkeässä muodossa ja helposti saatavilla.

Vaatimus	Määräaika tai sisältö	Pykälä
Vastaanottoilmoitus ilmoittajalle	7 päivää ilmoituksen vastaanottamisesta	15 §
Tieto toteutetuista toimenpiteistä	3 kuukautta vastaanottoilmoituksesta	16 §; direktiivin 9 artikla
Ilmoitusten käsittelijät	Organisaation nimeämät henkilöt; vain he käsittelevät ilmoittajan ja kohteen henkilötietoja	29 §
Tietojen poisto	5 vuotta ilmoituksen saapumisesta, ellei säilyttäminen ole välttämätöntä; merkityksettömät henkilötiedot heti	29 §
Tiedottaminen henkilöstölle	Sisäinen ja ulkoinen kanava, menettelyt, suojelun edellytykset	15 §

Tiedottamisvaatimus on se, joka tavallisimmin täyttyy heikoimmin. Kanava voi olla olemassa ja täyttää kaikki tekniset vaatimukset, mutta jos työntekijä ei tiedä sen olemassaolosta tai siitä, mitä sen kautta voi ilmoittaa, se ei täytä tarkoitustaan. Taitokatalogimme tasolla 1 jokainen työntekijä tietää, että organisaatiolla on ilmoituskanava, mitä sen kautta voi ilmoittaa ja ettei ilmoittajaa saa asettaa epäedulliseen asemaan. Se on viiden minuutin koulutus, ja sen suoritus on näyttö tiedottamisesta.

Vastatoimien kielto

Lain 23 § kieltää vastatoimet. Työnantaja tai muu organisaatio, jonka hyväksi ilmoittaja tekee työtä, ei saa kohdistaa ilmoittajaan vastatoimia rikkomista koskevan tiedon ilmoittamisen tai julkistamisen vuoksi, eikä menetellä niin, että tarkoitus on estää ilmoittaminen. Kielletty vastatoimi on työnantajan menettely tai päätös, jolla palvelussuhteen ehtoja heikennetään, palvelussuhde päätetään, henkilö lomautetaan tai häntä muutoin kohdellaan epäedullisesti tai häneen kohdistetaan muita kielteisiä seurauksia ilmoittamisen tai selvitykseen osallistumisen vuoksi.

Kielto suojaa ilmoittajan lisäksi muita lain 5 §:ssä tarkoitettuja henkilöitä, kuten ilmoittajaa avustavia ja hänen läheisiään. Esihenkilölle tämä tarkoittaa, että ilmoituksen jälkeen tehtävät päätökset, jotka koskevat ilmoittajaa, on voitava perustella ilmoituksesta riippumattomilla syillä. Tasolla 3 taitokatalogimme edellyttää käsittelijältä, että hän tunnistaa vastatoimen; se on usein vaikeampaa kuin ilmoituksen käsittely itse.

Ilmoittajan henkilöllisyys on käsittelyn erityistapaus

Lain 32 § säätää salassapitovelvollisuuden. Se, joka ilmoituksia käsitellessään on saanut tiedon ilmoittajan tai ilmoituksen kohteen henkilöllisyydestä tai muusta tiedosta, josta henkilöllisyys voidaan päätellä suoraan tai epäsuorasti, on velvollinen pitämään sen salassa. Jos ilmoitus tulee muuta kuin lain mukaista kanavaa pitkin tai sen vastaanottaa muu kuin käsittelijä, vastaanottajan on pidettävä tiedot salassa ja toimitettava ilmoitus alkuperäisessä muodossaan viipymättä käsittelijälle.

Lain 33 § luettelee, milloin henkilöllisyyden saa ilmaista: selvitykseen nimetylle henkilölle, jos se on välttämätöntä; toimivaltaiselle viranomaiselle, esitutkintaviranomaiselle ja syyttäjälle; sekä ilmoituksen kohteelle oikeudellisen vaateen laatimiseksi tai puolustamiseksi. Ilmoittajalle on ilmoitettava etukäteen henkilöllisyyden ilmaisemisesta, jollei se vaaranna selvitystä, esitutkintaa tai oikeudenkäyntiä.

Tämä on myös tietosuojakysymys, ja taitokatalogimme sanoo sen suoraan: ilmoittajan henkilöllisyys on suojattava myös silloin, kun ilmoitus osoittautuu aiheettomaksi. Lain 29 § rajaa henkilötietojen käsittelyn nimettyihin käsittelijöihin, ja tietosuoja-asetuksen 14 artiklan informointivelvoite ilmoituksen kohteelle on sovitettava yhteen ilmoittajan suojan kanssa. Tämä on tason 4 osaamista: kanavan ja käsittelyprosessin rakentaminen niin, että se kestää sekä ilmoittajansuojan että tietosuojan tarkastelun, ja anonyymin ilmoituksen ja tutkintaintressin ristiriidan ratkaiseminen.

Mitä laki ei vaadi

Laki ei vaadi ulkoista palveluntarjoajaa; kanavan voi hoitaa itse, kunhan nimetyt käsittelijät, määräajat ja salassapito toteutuvat. Laki ei vaadi anonyymin ilmoittamisen sallimista, mutta ei kiellä sitä, ja jos organisaatio sallii sen, se ratkaisee itse, miten anonyymille ilmoittajalle annetaan palaute. Laki ei velvoita alle 50 hengen organisaatiota perustamaan kanavaa, lisäeläkelaitoksia lukuun ottamatta. Vastatoimien kielto ja ilmoittajan suoja eivät kuitenkaan riipu henkilömäärästä: ne suojaavat myös pienen organisaation työntekijää, joka ilmoittaa oikeuskanslerinviraston keskitettyyn kanavaan.

Ja laki ei tee ilmoituskanavasta yleistä palautekanavaa. Soveltamisala on rajattu unionin oikeuden tiettyihin aloihin, ja organisaation on hyvä sanoa tiedottaessaan selvästi, mitä kanava on ja mitä se ei ole, ja mihin muut asiat ohjataan. Compliance-kokonaisuudesta, johon ilmoituskanava kuuluu yhtenä osoitusvelvollisuuden välineenä, kerrotaan artikkelissa Koulutusnäyttö valvojalle.