Mitä tekoälytyökaluun saa syöttää työssä?

Lyhyesti

Työssä tekoälytyökaluun saa syöttää vain tietoa, jonka käyttö on tarpeellista tehtävän kannalta ja sopii työkalun käyttötarkoitukseen. Henkilötietoja saa käyttää vain, jos käsittely täyttää yleisen tietosuoja-asetuksen 5 artiklan periaatteet. Luottamuksellista aineistoa ei pidä syöttää avoimeen tai arvioimattomaan työkaluun, jos organisaatio ei ole sallinut sitä. Tekoälyasetuksen 4 artikla tekee tästä myös osaamiskysymyksen: organisaation on huolehdittava riittävästä tekoälylukutaidosta.

Mikä tekee syötteestä riskin työssä?

Tekoälytyökalussa syöte on se teksti, tiedosto tai muu aineisto, jonka käyttäjä antaa työkalulle. Arkinen esimerkki on kehotus, jossa pyydetään tiivistämään muistio tai laatimaan vastaus asiakkaalle.

Tekoälyasetuksen 3 artikla kuvaa tekoälyjärjestelmää järjestelmänä, joka päättelee vastaanottamastaan syötteestä, miten se tuottaa tuotoksia. Tuotos voi olla esimerkiksi sisältö, suositus tai päätös. Tämä tekee syötteestä tärkeän. Työkalu käsittelee sitä vastauksen tuottamiseksi.

Työssä ongelma ei yleensä ole yksittäinen kysymys. Ongelma syntyy siitä, mitä kysymyksen mukana annetaan. Syötteessä voi olla henkilötietoja, asiakkaan aineistoa, sisäisiä suunnitelmia tai muuta tietoa, jonka käyttö on rajattu tiettyyn tarkoitukseen.

Tekoälyasetuksen 3 artiklassa käyttötarkoitus tarkoittaa käyttöä, johon tarjoaja on tarkoittanut tekoälyjärjestelmän. Työssä tämä tarkoittaa, että sama työkalu voi sopia luonnoksen tekemiseen, mutta ei välttämättä asiakkaan henkilötietojen käsittelyyn. Käyttöohjeet, sopimus ja organisaation omat ohjeet ratkaisevat käytännön rajan.

Mitä tietoja tekoälyyn voi yleensä syöttää?

Turvallisin lähtökohta on käyttää sellaista aineistoa, joka ei paljasta henkilöä, asiakasta tai organisaation salassa pidettävää asiaa. Tekoälyltä voi pyytää apua esimerkiksi tekstin rakenteeseen, ideointiin, yleiseen muotoiluun ja kielen selkeyttämiseen.

Henkilötietojen kohdalla raja on tiukempi. Yleisen tietosuoja-asetuksen 5 artikla edellyttää, että henkilötiedot kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Sama artikla edellyttää myös, että henkilötiedot ovat rajoitettuja siihen, mikä on tarpeellista.

Asetuksen sanamuoto kuuluu: "henkilötietojen on oltava asianmukaisia ja olennaisia ja rajoitettuja siihen, mikä on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään". Käytännössä tämä tarkoittaa, että nimeä, henkilötunnusta, sähköpostia tai asiakasnumeroa ei anneta tekoälylle vain siksi, että ne sattuvat olemaan alkuperäisessä tekstissä.

Alla oleva taulukko auttaa hahmottamaan käytännön rajan.

Aineisto	Voiko sitä syöttää työssä?	Käytännön perustelu
Yleinen kysymys ilman henkilötietoja	Yleensä kyllä, jos käyttö sopii työtehtävään	Syöte ei itsessään vie henkilötietoja työkaluun.
Julkinen tai valmiiksi julkaistu teksti	Usein kyllä, jos käyttö on sallittua	Riski on pienempi, jos aineisto on jo tarkoitettu julkiseksi.
Luonnos, josta henkilötiedot on poistettu	Usein parempi vaihtoehto	Tietojen minimointi toteutuu paremmin.
Asiakasviesti nimineen ja yhteystietoineen	Vain arvioidussa ja sallitussa käytössä	Kyse on henkilötietojen käsittelystä.
Työntekijän terveyttä, poissaoloa tai arviointia koskeva tieto	Ei ilman selkeää lupaa ja perustetta	Tieto voi olla hyvin arkaluonteista käytännön työn kannalta.
Sisäinen tarjous, sopimusluonnos tai suunnitelma	Vain, jos organisaatio on sallinut käytön	Tieto voi olla luottamuksellista, vaikka se ei olisi henkilötieto.

Taulukko ei ole lain lopullinen lista. Se on työohjeen runko. Organisaatio joutuu aina katsomaan, mitä tietoa syötteessä on ja mihin työkalua käytetään.

Milloin henkilötieto on erityinen varoitusmerkki?

Henkilötieto on työssä varoitusmerkki silloin, kun henkilö voidaan tunnistaa syötteestä. Tavallisia esimerkkejä ovat nimi, sähköpostiosoite, asiakasnumero, käyttäjätunnus, hakemus, palaute tai vapaateksti, jossa henkilö kuvaillaan tunnistettavasti.

Yleisen tietosuoja-asetuksen 5 artikla sisältää useita periaatteita, jotka osuvat suoraan tekoälyn käyttöön. Käyttötarkoitussidonnaisuus tarkoittaa, että tietoa ei voi käyttää uuteen tarkoitukseen vain siksi, että tekoäly tekisi työn nopeammin. Tietojen minimointi tarkoittaa, että syötteeseen jätetään vain se tieto, jota tehtävä todella tarvitsee.

Täsmällisyys on myös tärkeä. Jos tekoälyn tuotos sisältää henkilötietoja, virhe voi vaikuttaa ihmiseen. Esimerkiksi väärin tiivistetty palaute voi muuttaa asian merkityksen. Yleisen tietosuoja-asetuksen 5 artikla edellyttää henkilötietojen täsmällisyyttä ja tarvittaessa päivittämistä.

Eheys ja luottamuksellisuus tarkoittavat, että henkilötietoja käsitellään tavalla, joka suojaa niitä luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta. Tekoälytyökalun kohdalla tämä nostaa esiin käytännön kysymyksen: onko työkalu hyväksytty siihen, että se käsittelee kyseisiä henkilötietoja?

Lisää henkilötietojen perusrajoista käsitellään artikkelissa Mitä tietosuojaosaamista jokaiselta työntekijältä vaaditaan?.

Milloin tekoälytyökalun tarjoaja on henkilötietojen käsittelijä?

Jos tekoälytyökalu käsittelee henkilötietoja organisaation lukuun, kyse voi olla henkilötietojen käsittelijästä. Arkinen esimerkki on palvelu, johon organisaatio vie asiakasviestejä tiivistettäväksi. Tällöin palvelun tarjoaja ei vain näytä käyttöliittymää, vaan käsittelee henkilötietoja organisaation puolesta.

Yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artikla sanoo, että rekisterinpitäjä saa käyttää vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka toteuttavat riittävät suojatoimet. Rekisterinpitäjä on organisaatio, joka vastaa henkilötietojen käsittelyn periaatteiden noudattamisesta ja pystyy osoittamaan sen.

Sama artikla edellyttää sopimusta tai muuta oikeudellista asiakirjaa. Siinä määritetään käsittelyn kohde ja kesto, käsittelyn luonne ja tarkoitus, henkilötietojen tyyppi ja rekisteröityjen ryhmät. Työssä tämä tarkoittaa, että henkilötietoja ei voi viedä mihin tahansa tekoälypalveluun vain siksi, että palvelu on helppo ottaa käyttöön.

Yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artikla edellyttää myös, että henkilötietojen käsittelijä käsittelee tietoja rekisterinpitäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Lisäksi henkilöt, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja, ovat sitoutuneet salassapitovelvollisuuteen tai heitä koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus.

Käytännön kysymys on siis kaksiosainen. Ensin arvioidaan, sisältääkö syöte henkilötietoja. Sen jälkeen arvioidaan, onko työkalu hyväksytty kyseiseen käsittelyyn ja onko käsittelystä sovittu.

Miksi tekoälylukutaito kuuluu jokaiselle käyttäjälle?

Tekoälyasetus ei tee syötteistä pelkkää teknistä asiaa. Sen 4 artikla koskee tekoälylukutaitoa. Artiklan mukaan tekoälyjärjestelmien tarjoajien ja käyttöönottajien on toteutettava toimenpiteitä, joilla ne tukevat henkilöstönsä tekoälylukutaidon kehittämistä. Sanamuoto on koontiasetuksen (EU) 2026/1744 mukainen ja voimassa 27.7.2026 alkaen; vuoden 2024 teksti vaati parhaansa mukaan varmistamaan riittävän tekoälylukutaidon.

Artikla ottaa huomioon teknisen tietämyksen, kokemuksen, koulutuksen ja käyttöyhteyden. Tämä on käytännöllinen ajatus. Asiakaspalvelussa, henkilöstöhallinnossa ja päätösvalmistelussa tekoälyn riskit ovat erilaisia, vaikka työkalu olisi sama.

Tekoälylukutaito tarkoittaa, että käyttäjä ymmärtää ainakin kolme asiaa. Ensiksi syöte voi sisältää tietoa, jota ei saa antaa työkalulle. Toiseksi työkalu voi tuottaa vakuuttavan näköisen vastauksen, joka silti vaatii tarkistamista. Kolmanneksi tekoälyä käytetään tietyssä työyhteydessä, ei irrallisena yleiskoneena.

Tekoälyasetuksen 3 artikla käyttää käsitettä riski haitan todennäköisyyden ja vakavuuden yhdistelmänä. Työssä sama ajatus näkyy näin: vähäinen virhe luonnoksen otsikossa on eri asia kuin virhe henkilön oikeuksiin vaikuttavassa asiakirjassa.

Tekoälyasetuksen 4 artiklan henkilöstövelvoitetta käsitellään tarkemmin artikkelissa Tekoälyasetuksen 4 artikla: mitä henkilöstön tekoälyosaamisesta vaaditaan.

Mitä tekoälyyn ei pidä syöttää ilman erillistä hyväksyntää?

Työssä kiellettyjen tai pysäytettävien syötteiden lista kannattaa rakentaa riskin mukaan. Säädöksistä seuraava minimitaso on selvä henkilötietojen osalta. Jos syöte sisältää henkilötietoja, käsittelyn on oltava tarpeellista, tarkoitukseen sidottua, täsmällistä ja turvallista.

Erillistä hyväksyntää edellyttävät käytännössä ainakin seuraavat aineistot:

• henkilön tunnistavat asiakas- tai kuntalaistiedot
• työntekijää koskevat arviot, palautteet tai poissaolotiedot
• hakemukset, valitukset ja muut henkilöä koskevat asiakirjat
• sopimusluonnokset, tarjoukset ja neuvotteluaineistot
• sisäiset suunnitelmat, joita ei ole tarkoitettu ulkopuolisille
• aineisto, jonka alkuperäinen käyttötarkoitus ei kata tekoälylle antamista

Kaikki listan kohdat eivät ole henkilötietoja. Osa on organisaation luottamuksellista tietoa. Yleinen tietosuoja-asetus ei yksin ratkaise kaikkia liikesalaisuuksia tai salassapitoa koskevia kysymyksiä. Silti sama käytännön malli toimii: jos tiedon leviämistä ei voi hyväksyä, sitä ei anneta arvioimattomaan työkaluun.

Mitä tämä vastaus ei ratkaise?

Tekoälyasetuksen 4 artikla ei anna valmista listaa siitä, mitä yksittäiseen tekoälytyökaluun saa syöttää. Se velvoittaa tukemaan tekoälylukutaidon kehittämistä. Siksi organisaation on muutettava velvoite käytännön ohjeiksi.

Yleinen tietosuoja-asetus ei myöskään kiellä kaikkien henkilötietojen käyttöä tekoälyn kanssa. Se edellyttää, että käsittely on lainmukaista, asianmukaista, läpinäkyvää, tarkoitukseen sidottua, tarpeellista, täsmällistä ja turvallista. Rekisterinpitäjän on myös pystyttävä osoittamaan, että periaatteita noudatetaan.

Tämä vastaus ei korvaa työkalukohtaista arviota. Sama syöte voi olla sallittu yhdessä hyväksytyssä palvelussa ja liian riskialtis toisessa. Ratkaisu riippuu käyttötarkoituksesta, sopimuksista, henkilötietojen käsittelystä ja organisaation ohjeista.

Tärkein työelämän sääntö on silti yksinkertainen. Tekoälylle ei anneta enempää tietoa kuin tehtävä vaatii. Tuotosta ei käytetä tarkistamatta, jos sillä voi olla vaikutusta ihmiseen, asiakkaaseen tai organisaation päätökseen.