Esihenkilön tietosuojavastuu: mitä työntekijän tiedoista saa kerätä, katsoa ja kysyä

Lyhyesti

Työntekijän henkilötietojen käsittelyä säätelee tietosuoja-asetuksen lisäksi laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004), ja sen ydin on tarpeellisuusvaatimus: työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellisia tietoja, eikä työntekijän suostumus laajenna sitä. Laki säätää erikseen terveystiedoista, soveltuvuustesteistä, kameravalvonnasta ja työnantajalle kuuluvien sähköpostien hakemisesta ja avaamisesta. Käytännössä näitä sääntöjä soveltaa esihenkilö: hän rekrytoi, perehdyttää, käsittelee poissaoloja ja päättää, mitä tiiminsä tiedoista hän katsoo. Siksi esihenkilön tietosuojaosaaminen on oma taitonsa, eri kuin koko henkilöstön perusosaaminen.

Tarpeellisuus, josta ei voi sopia pois

Lain 3 § sanoo, että työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen, työnantajan tarjoamiin etuuksiin tai työtehtävien erityisluonteeseen. Toinen virke on se, joka erottaa työelämän muusta tietosuojasta: tarpeellisuusvaatimuksesta ei voida poiketa työntekijän suostumuksella.

Tämä tarkoittaa, että esihenkilö ei voi kysyä rekrytoinnissa perhesuunnitelmista, vaikka hakija vastaisi vapaaehtoisesti, eikä kerätä tiimistään tietoa, jolla ei ole yhteyttä työhön, vaikka kaikki suostuisivat. Kysymys ei ole siitä, saako kysyä, vaan siitä, onko tieto työsuhteen kannalta tarpeellinen. Taitokatalogimme tasolla 2 esihenkilö käsittelee alaistensa tietoja vain tarpeellisilta osin ja oikeissa järjestelmissä; jälkimmäinen tarkoittaa, että tiimin tietoja ei pidetä omassa taulukossa tai puhelimessa.

Lain 4 §:n mukaan tiedot kerätään ensi sijassa työntekijältä itseltään. Muualta kerääminen vaatii työntekijän suostumuksen, paitsi kun viranomainen luovuttaa tiedon laissa säädetyn tehtävän hoitamiseksi tai keräämisestä säädetään erikseen, kuten turvallisuusselvityksestä ja lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä. Luotettavuuden selvittämisestä on ilmoitettava työntekijälle etukäteen, ja muualta kerätyistä tiedoista on kerrottava hänelle ennen kuin niitä käytetään häntä koskevassa päätöksessä. Henkilötietojen kerääminen työhön otettaessa ja työsuhteen aikana käsitellään yhteistoimintamenettelyssä.

Terveystiedot ja testit

Lain 5 § rajaa terveydentilaa koskevien tietojen käsittelyn. Työnantaja saa käsitellä niitä, jos ne on kerätty työntekijältä itseltään tai hänen kirjallisella suostumuksellaan muualta, ja käsittely on tarpeen sairausajan palkan tai vastaavan etuuden maksamiseksi, poissaolon perusteen selvittämiseksi tai siksi, että työntekijä itse haluaa työkykynsä selvitettäväksi. Tietoja saavat käsitellä vain ne, jotka niiden perusteella valmistelevat, tekevät tai toimeenpanevat työsuhdetta koskevia päätöksiä, ja työnantajan on nimettävä nämä henkilöt tai tehtävät. He eivät saa ilmaista tietoja sivulliselle työsuhteen aikana eivätkä sen jälkeen.

Terveystiedot säilytetään erillään muista henkilötiedoista. Ne poistetaan välittömästi, kun käsittelylle ei ole perustetta, ja käsittelyn perustetta ja tarvetta arvioidaan vähintään viiden vuoden välein. Esihenkilölle tämä tarkoittaa, että sairauslomatodistus kulkee nimettyä reittiä eikä jää hänen sähköpostiinsa, ja että diagnoosia ei kerrota tiimille, vaikka kaikki arvaisivat sen.

Lain 13 §:n mukaan henkilö- ja soveltuvuusarviointitestejä saa tehdä työntekijän suostumuksella työtehtävien edellytysten tai kehittämistarpeen selvittämiseksi. Työnantajan on varmistettava, että menetelmät ovat luotettavia, suorittajat asiantuntevia ja tiedot virheettömiä, ja työntekijällä on oikeus saada maksutta kirjallinen lausunto, tai selvitys suullisen lausunnon sisällöstä.

Kameravalvonta

Lain 16 § sallii kameravalvonnan työnantajan tiloissa henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamiseksi, omaisuuden suojaamiseksi, tuotantoprosessin valvomiseksi ja näitä vaarantavien tilanteiden ehkäisemiseksi tai selvittämiseksi. Sitä ei saa käyttää tietyn työntekijän tai tiettyjen työntekijöiden tarkkailuun, eikä sitä saa olla käymälässä, pukeutumistilassa, muissa henkilöstötiloissa tai työntekijän henkilökohtaisessa työhuoneessa. Tiettyyn työpisteeseen valvonnan saa kohdentaa vain, jos se on välttämätöntä ilmeisen väkivallan uhkan torjumiseksi, merkittävää omaisuutta käsittelevän työntekijän kohdalla rikosten estämiseksi tai työntekijän omasta pyynnöstä hänen etujensa turvaamiseksi.

Lain 17 § säätää avoimuudesta: ennen käyttöönottoa selvitetään vähemmän puuttuvat keinot, yksityisyyteen ei puututa enempää kuin on välttämätöntä, tallenteita käytetään vain valvonnan tarkoituksiin, työntekijöille tiedotetaan yhteistoiminta- tai kuulemismenettelyn jälkeen ja tiloissa on näkyvä ilmoitus. Tallenteet hävitetään heti, kun ne eivät ole tarpeen, ja pääsääntöisesti viimeistään vuoden kuluttua tallentamisen päättymisestä. Vuoden yli saa säilyttää, jos määräajan sisällä selvitettäväksi tullut asia on kesken, jos tallennetta tarvitaan työsuhteen päättämisen asianmukaisuuden toteennäyttämiseksi tai jos säilyttämiseen on muu erityinen syy. Tallennetta saa käyttää työsuhteen päättämisen perusteen, häirinnän tai työtapaturman selvittämiseen laissa sanotuin edellytyksin.

Tilanne	Mitä laki sallii	Mitä se edellyttää
Rekrytointi	Työn kannalta tarpeelliset tiedot hakijalta itseltään	Muualta kerättäessä suostumus; luotettavuuden selvittämisestä kerrotaan etukäteen
Sairausloma	Todistuksen käsittely nimettyjen henkilöiden toimesta	Erillinen säilytys, poisto perusteen lakattua, arvio viiden vuoden välein
Soveltuvuustesti	Testaus työntekijän suostumuksella	Luotettava menetelmä, kirjallinen lausunto pyynnöstä
Kameravalvonta	Turvallisuus, omaisuus, tuotantoprosessi	Yhteistoiminta, tiedottaminen, näkyvä ilmoitus, hävitys pääsääntöisesti viimeistään vuodessa
Poissaolevan sähköposti	Työnantajalle kuuluvien viestien haku ja avaaminen	Lain edellytykset, pääkäyttäjä, toinen henkilö läsnä, allekirjoitettu selvitys työntekijälle

Poissaolevan työntekijän sähköposti

Lain 19 ja 20 § ovat ne, joihin esihenkilö törmää, kun työntekijä sairastuu kesken asiakasneuvottelun. Työnantaja saa pääkäyttäjän valtuuksia käyttävän henkilön avulla ottaa lähettäjä-, vastaanottaja- ja otsikkotietojen perusteella selville, onko työntekijälle tullut tai onko hän lähettänyt työnantajalle kuuluvia viestejä, joista on välttämätöntä saada tieto neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai toiminnan turvaamiseksi. Edellytyksenä on, että työntekijä hoitaa tehtäviä itsenäisesti eikä ole järjestelmää, josta asiat näkyisivät; että viestejä on ilmeisesti tullut; että työntekijä on tilapäisesti estynyt eikä viestejä saada, vaikka työnantaja on huolehtinut 18 §:n mukaisista velvollisuuksistaan eli järjestänyt työntekijälle keinot poissaoloilmoitukseen ja viestien ohjaamiseen; ja että suostumusta ei saada kohtuullisessa ajassa eikä asia kestä viivytystä.

Viestin avaaminen on eri askel. Se on sallittu, jos otsikko- tai osapuolitietojen perusteella on ilmeistä, että viesti on selvästi työnantajalle kuuluva ja sen sisältö on välttämätön, eikä lähettäjään tai vastaanottajaan saada yhteyttä. Avaaminen tehdään pääkäyttäjän avulla toisen henkilön läsnä ollessa. Sekä hakemisesta että avaamisesta laaditaan osallistuneiden allekirjoittama selvitys, josta ilmenee syy, ajankohta, suorittajat ja avatun viestin osalta se, kenelle sisällöstä kerrottiin, ja selvitys toimitetaan työntekijälle ilman aiheetonta viivytystä.

Esihenkilö ei siis lue poissaolevan alaisensa postia omin päin. Jos työntekijä on 18 §:n mukaisesti suostunut siihen, että joku toinen ottaa hänen viestinsä vastaan, tai antanut suostumuksensa muuhun menettelyyn, toimitaan sen mukaan. Muuten pyydetään lain menettelyä, ja menettely jättää jäljen, jonka työntekijä näkee.

Mitä tämä vaatii esihenkilöltä ja HR:ltä

Taitokatalogimme kuvaa esihenkilön ja HR:n tietosuojavastuun neljällä tasolla. Jokainen tietää, että työntekijästä saa kerätä vain työsuhteen kannalta tarpeellista tietoa. Esihenkilö käsittelee alaistensa tietoja vain tarpeellisilta osin ja oikeissa järjestelmissä. Yksikön vetäjä vastaa rekrytoinnin, perehdytyksen ja työsuhteen päättymisen tietosuojakäytännöistä ja tiiminsä käyttöoikeuksista. HR ja johto määrittelevät työelämän tietosuojan käytännöt, teknisen valvonnan edellytykset ja yhteistoimintamenettelyn.

Tämä on eri osaamista kuin koko henkilöstön tietosuojan perusteet, jotka käydään läpi artikkelissa Mitä tietosuojaosaamista jokaiselta työntekijältä vaaditaan?. Esihenkilö tarvitsee molemmat. Kun työntekijä pyytää omat tietonsa, mukaan lukien esihenkilön hänestä kirjaamat, sovelletaan tietosuoja-asetuksen tarkastusoikeutta, josta kerrotaan artikkelissa Rekisteröidyn oikeudet. Ja kun palkkatiedoista tulee avoimempia, se on oma lukunsa, joka kirjastossa on erillisenä koulutuksena.

Mitä laki ei kiellä

Laki ei kiellä esihenkilöä johtamasta. Työn tulosten, työajan ja tehtävien seuranta on työsuhteen kannalta tarpeellista tietoa, ja sitä saa käsitellä. Laki ei kiellä kysymästä työntekijältä hänen omasta tilanteestaan, kun kysymys liittyy työhön. Laki ei kiellä kameravalvontaa eikä poissaolevan postin hakemista; se säätää, miten ne tehdään. Esihenkilön tietosuojavastuu ei ole lista kieltoja vaan tapa tehdä samat asiat niin, että työntekijä tietää, mitä hänestä kerätään ja miksi.