Mikä kunnan asiakirjoista on julkista?

Lähtökohtaisesti kaikki. Julkisuuslain mukaan viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jollei laissa erikseen toisin säädetä, ja salassapito perustuu aina laissa nimettyyn perusteeseen, kuten yksityiselämän suojaan, terveystietoihin, liikesalaisuuteen tai turvallisuuteen. Myös sähköposti, muistio ja viesti ovat viranomaisen asiakirjoja, kun ne liittyvät viranomaisen tehtävään. Salassa pidettävä on tieto, ei asiakirja: muu osa annetaan.

Mitä tiedonhallintalaki vaatii kunnan työntekijältä käytännössä?

Että saapunut tai laadittu asiakirja rekisteröidään viipymättä asiarekisteriin, että käyttöoikeudet vastaavat tehtävää ja että tietojärjestelmien käytöstä kertyy lokia. Tiedonhallintalain 25 § velvoittaa rekisteröimään asiakirjat asiarekisteriin, 16 § määrittelemään käyttöoikeudet tehtävien mukaan ja pitämään ne ajan tasalla ja 17 § keräämään lokitiedot käytöstä ja luovutuksista, kun järjestelmään kirjaudutaan. Työntekijän osuus on, että hän kirjaa asian ja käyttää vain niitä tietoja, joita tehtävä vaatii.

Saako kunnan sivuille laittaa kokouksen esityslistan liitteineen?

Kuntalain 29 § velvoittaa kunnan antamaan toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta tietoja yleisessä tietoverkossa esityslistan valmistuttua, mutta samalla huolehtimaan, ettei salassa pidettäviä tietoja viedä verkkoon ja että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu. Liite, jossa on yksittäisen asukkaan tietoja, ei kuulu verkkoon, vaikka asia olisi julkinen. Tämä on kunnissa tavallinen tietosuojaloukkaus, ja se tehdään huolellisuudesta, ei huolimattomuudesta.

Julkisuuslaki ja tiedonhallintalaki kunnan työntekijälle: mikä on julkista, mikä salassa ja mitä kirjataan

Q: Missä ajassa tietopyyntöön pitää vastata?

Julkisuuslain mukaan tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Jos asiakirjoja on paljon tai niihin sisältyy salassa pidettäviä osia, joiden erottaminen vaatii tavanomaista suuremman työmäärän, aikaa on enintään kuukausi. Kieltäytyminen perustellaan, ja pyytäjälle kerrotaan, että hän voi saattaa asian viranomaisen ratkaistavaksi ja valittaa päätöksestä.

Kunnan työntekijän asiakirja on viranomaisen asiakirja. Mitä julkisuuslaki vaatii tietopyynnöistä, mitä tiedonhallintalaki asiarekisteristä, käyttöoikeuksista ja lokeista.

Lyhyesti

Kunnan työntekijä toimii kahden lain välissä, jotka vetävät eri suuntiin. Julkisuuslaki sanoo, että viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jollei laissa toisin säädetä, ja että tieto on annettava nopeasti. Tietosuoja-asetus ja salassapitosäännökset sanovat, että yksityiselämää, terveyttä ja muita arkaluonteisia asioita koskeva tieto suojataan. Tiedonhallintalaki rakentaa molempien väliin menettelyn: asiakirjat rekisteröidään, käyttöoikeudet rajataan tehtävän mukaan, käytöstä kertyy lokia ja järjestelmät suunnitellaan niin, että julkisuus voidaan toteuttaa vaivatta. Työntekijän kannalta kysymys on kolme: onko tämä viranomaisen asiakirja, mikä siinä on salassa pidettävää, ja onko se kirjattu.

Kaikki on julkista, paitsi se, mikä on laissa salattu

Julkisuuslain (621/1999) lähtökohta on julkisuusperiaate: viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jollei laissa erikseen toisin säädetä. Viranomaisen asiakirja on laaja käsite. Se ei tarkoita vain päätöksiä ja pöytäkirjoja, vaan myös muistioita, sähköposteja ja viestejä, kun ne liittyvät viranomaisen tehtävään ja ovat sen hallussa. Kunnan työntekijän työsähköposti on viranomaisen asiakirja siltä osin kuin se koskee työtä. Rajaus on lain 5 §:ssä: työntekijän omat muistiinpanot ja luonnokset, joita hän ei ole vielä antanut asian käsittelyä varten, eivät ole viranomaisen asiakirjoja.

Salassapito on poikkeus, ja se perustuu aina laissa nimettyyn perusteeseen. Julkisuuslain 24 § luettelee salassa pidettävät asiakirjat, ja luettelossa ovat muun muassa yksityiselämää, terveydentilaa, sosiaalihuollon asiakkuutta ja taloudellista asemaa koskevat tiedot sekä liikesalaisuudet ja turvallisuusjärjestelyt. Kaksi asiaa seuraa tästä. Ensimmäinen: salassapito ei ole työntekijän harkintaa, vaan hänen on osattava osoittaa pykälä. Toinen: salassa pidettävä on tieto, ei asiakirja. Jos asiakirjassa on salassa pidettävä kohta, muu osa annetaan ja kohta peitetään.

Salassapitovelvollisuus seuraa työntekijää. Julkisuuslain 23 §:n mukaan viranomaisen palveluksessa oleva ei saa paljastaa salassa pidettävää tietoa eikä käyttää sitä omaksi tai toisen hyödyksi, ja velvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Sama koskee kuntalain 69 §:ssä tarkoitettuja luottamushenkilöitä, joilla kuntalain 83 §:n mukaan on oikeus saada toimessaan tarpeellisia tietoja myös ei-julkisista asiakirjoista, jollei salassapitosäännöksistä muuta johdu.

Tietopyyntö: kaksi viikkoa, enintään kuukausi

Kuka tahansa voi pyytää tietoa julkisesta asiakirjasta, eikä pyyntöä tarvitse perustella eikä pyytäjän tarvitse kertoa, kuka hän on. Julkisuuslain 14 §:n mukaan tieto annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Jos pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai niihin sisältyy salassa pidettäviä osia, joiden erottaminen vaatii tavanomaista suuremman työmäärän, tieto annetaan viimeistään kuukauden kuluessa.

Jos työntekijä kieltäytyy antamasta tietoa, hänen on kerrottava kieltäytymisen syy, se, että asia voidaan saattaa viranomaisen ratkaistavaksi, ja se, että viranomaisen päätöksestä voi valittaa. Hiljaisuus ei ole kieltäytyminen vaan laiminlyönti. Tämä on työntekijän tason 2 osaamista taitokatalogissamme: tunnistaa tietopyynnön, tietää määräajan ja ohjaa pyynnön oikein eikä arvaa.

Julkisuuslain tietopyyntö on eri oikeus kuin tietosuoja-asetuksen tarkastusoikeus. Edellinen koskee viranomaisen asiakirjoja ja on kaikkien oikeus; jälkimmäinen koskee ihmisen omia henkilötietoja ja on vain hänen oikeutensa. Sama pyyntö voi olla molempia, ja ne ratkaistaan eri menettelyin ja eri määräajoin. Tarkastusoikeudesta kerrotaan artikkelissa Rekisteröidyn oikeudet.

Tiedonhallintalaki: rekisteri, oikeudet, lokit

Tiedonhallintalaki (906/2019) tekee julkisuudesta ja tietosuojasta menettelyn. Sen vaatimukset koskevat tiedonhallintayksikköä, siis kuntaa, mutta ne toteutuvat vain, jos työntekijä tekee osuutensa.

Pykälä	Vaatimus	Mitä se tarkoittaa työntekijälle
25 §	Asiarekisteriin rekisteröidään viipymättä viranomaiselle saapunut tai sen laatima asiakirja, saapumisajankohta mukaan lukien	Sähköpostiin tullut hakemus kirjataan samana päivänä; asiaa ei hoideta "vain sähköpostilla"
26 §	Asialle asiatunnus; saapuneesta asiakirjasta lähettäjä ja saapumistapa, laaditusta laatija ja ajankohta; asian tila ja toimenpiteet	Asiakirja löytyy tunnuksella, ei muistilla
16 §	Käyttöoikeudet määritellään tehtävien mukaisten käyttötarpeiden mukaan ja pidetään ajantasaisina	Katsot vain niitä tietoja, joita tehtäväsi vaatii, vaikka pääsisit laajemmalle
17 §	Käytöstä ja luovutuksista kerätään lokitiedot, kun käyttö edellyttää kirjautumista	Jokainen haku jää näkyviin; sitä ei tehdä uteliaisuudesta
13 §	Tietojärjestelmät suunnitellaan niin, että asiakirjojen julkisuus voidaan vaivatta toteuttaa; tietoturva mitoitetaan riskiarvion mukaan	Julkiset ja salassa pidettävät tiedot pidetään erotettavina alusta asti
15 §	Tietoaineistojen muuttumattomuus, alkuperäisyys, saatavuus ja arkistoitavuus varmistetaan; saatavuutta rajoitetaan vain lain perusteella	Alkuperäistä ei muokata; salaaminen ilman pykälää on itsessään poikkeama
21 §	Säilytysajat määritetään tarpeellisuuden, oikeusturvan ja vanhentumisaikojen perusteella; ajan päätyttyä arkistoidaan tai tuhotaan tietoturvallisesti	Omia kopioita ei säilytetä omissa kansioissa määräajan yli

Lokit ansaitsevat huomion. Lain 17 §:n mukaan lokitietojen käyttötarkoitus on tietojen käytön ja luovutuksen seuranta ja teknisten virheiden selvittäminen. Käytännössä se tarkoittaa, että kunta pystyy jälkikäteen näkemään, kuka katsoi kenenkin tietoja. Työntekijä, joka hakee naapurinsa tiedot uteliaisuudesta, tekee tietosuojaloukkauksen, joka näkyy lokista, ja käyttöoikeuden olemassaolo ei ole peruste käytölle. Käyttöoikeuksista ja lokeista kerrotaan tarkemmin artikkelissa Pääsynhallinta, monivaiheinen tunnistus ja salaus.

Verkkoon vietävä aineisto

Kuntalain 29 § velvoittaa kunnan tiedottamaan toiminnastaan ja antamaan toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta tietoja yleisessä tietoverkossa esityslistan valmistuttua. Sama pykälä vaatii huolehtimaan, että salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu.

Tämä on se kohta, jossa julkisuus ja tietosuoja törmäävät kunnan arjessa useimmin. Esityslistan liitteenä oleva oikaisuvaatimus sisältää asukkaan nimen ja osoitteen; tontinvuokrapäätös sisältää henkilötunnuksen; sosiaalilautakunnan asia sisältää salassa pidettävää. Asian julkisuus ei tee liitteen henkilötiedoista verkossa julkaistavia. Julkaisu verkossa on eri asia kuin tiedon antaminen pyynnöstä: verkossa tieto on kaikkien saatavilla rajattomasti, ja siksi henkilötietojen vieminen sinne vaatii oman perusteensa. Viranomaisen oma julkaisu on myös tavallinen reitti henkilötietojen tietoturvaloukkaukseen kunnassa; siitä kerrotaan artikkelissa Henkilötietojen tietoturvaloukkaus.

Mitä tämä vaatii eri rooleilta

Taitokatalogimme kuvaa julkishallinnon tiedonhallinnan ja julkisuuden neljällä tasolla. Jokainen kunnan työntekijä tietää, että hänen laatimansa asiakirja on viranomaisen asiakirja, ja tunnistaa tietopyynnön. Asiaa hoitava rekisteröi asiakirjat, erottaa salassa pidettävän ja vastaa määräajassa. Esihenkilö vastaa yksikkönsä käyttöoikeuksista ja siitä, mitä verkkoon viedään. Tiedonhallinnasta vastaava määrittelee asiarekisterin, säilytysajat ja lokien seurannan.

Luottamushenkilöt ovat oma ryhmänsä: heillä on kuntalain 83 §:n tiedonsaantioikeus ja sama salassapitovelvollisuus kuin viranhaltijoilla, mutta harvoin samaa koulutusta. Kokousaineisto omalla sähköpostilla ja kuvakaappaus liitteestä ryhmäkeskusteluun ovat tavallisia tilanteita, joihin kirjaston koulutus Luottamushenkilön tietosuoja on kirjoitettu. Henkilöstön tietosuojan perusteista kerrotaan artikkelissa Mitä tietosuojaosaamista jokaiselta työntekijältä vaaditaan?.